¿Qué es Office 365?

Office 365 es una solución completa de Microsoft que ofrece a los usuarios la capacidad de trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar, comunicarse por videoconferencia con cualquier persona, programar reuniones, compartir su trabajo en tiempo real y con total seguridad, utilizar el correo electrónico, el calendario y la información de los contactos desde prácticamente todo tipo de dispositivos, así como disponer de una intranet de colaboración para todos los empleados y controlar toda la información de la empresa con robustos controles de seguridad y privacidad. Todo ello con el objetivo de mejorar la fiabilidad y productividad de los usuarios.

Como cambio más relevante, la incorporación de Sonepar Ibérica a la plataforma de Office 365 supone que, de ahora en adelante,  dejaremos de usar los programas de correo habituales de escritorio (Thunderbird) y pasaremos a usar el correo de Microsoft Outlook en la web. No obstante, aquellos que dispongan de una version de Outlook 2007 en adelante instalada en su equipo podrán configurar el nuevo correo a través de este programa.

Nuestro correo anterior quedará como histórico en nuestro pc y podremos seguir consultandolo en el futuro.

En la siguiente guía se explica como acceder a office 365 y a nuestro correo, como importar nuestros contactos desde el correo antiguo, configurar nuestra firma, desvios, mensajes de autorespuesta, reglas y creacion de carpetas, así como configurar el nuevo correo en dispositivos móviles.

¿Cómo acceder?

    Para el acceso a office 365, deberemos abrir la siguiente dirección de Internet http://portal.office.com . El usuario será nuestra cuenta de correo de Sonepar, y la contraseña, la misma con la que accedemos a windows en nuestro pc.
    La contraseña de acceso a office 365 y la de acceso al pc están sincronizadas, por lo que si cambiamos o nos caduca la contraseña de windows, también cambiará la de office 365 y por lo tanto la del correo.

    Como excepción, en algunas cuentas de correo (choferes y personal en movilidad sin un pc), la contraseña seguirá siendo la misma que acutalmente.


    Pantalla de inicio de sesión.


    Pantalla principal de Office 365.


Configuración y uso del correo Outlook en la web.


Pulsa la opción sobre la que quieres recibir asistencia o continúa leyendo.

Nuestra cuenta de correo principal ya está configurada. Para entrar al correo deberemos pulsar en el icono de correo (Outlook) en la pantalla principal de Office 365.


Al entrar por primera vez al correo nos pedirá que establezcamos el idioma y el uso horario. 



    Una vez seleccionado guardamos y entramos al correo.




Recomendaciones generales para Outlook en la web

Indicamos una serie de recomendaciones para que la apariencia de Outlook web sea lo más parecida a un programa de correo como Thunderbird.

  • 1-Deshabilitar bandeja de correo prioritaria.
  • 2-Ocultar panel de vista previa.
  • 3-Deshabilitar agrupación de correos como conversación.



    • Con estos cambios tendremos una apariencia similar a esta



    1- Deshabilitar bandeja de correo prioritaria.

    Estando en el correo Outlook web, pulsamos en el símbolo configuración (1) y acto seguido pulsamos la opción Correo.(2)




    En el apartado Correo-Diseño, seleccionamos la opción “bandeja de entrada Prioritarios” (1)  . Marcamos la opción “no ordenar mensajes”(2) y pulsamos en Guardar (3)

     

     



    2- Ocultar panel de vista previa.

    Pulsamos en el símbolo configuración (1) dentro de Outlook y acto seguido pulsamos la “Configuración de visualización”(2)

     

    Marcamos la opción “ocultar panel de lectura” (1)  y pulsamos en Aceptar.(2)

     

     



    3- Deshabilitar agrupación de correos como conversación

    Estando en la bandeja de entrada, seleccionamos la opción “filtrar” (1). En la opción “mostrar como” (2) , seleccionamos “mensajes”(3) . De esta manera Outlook no  agrupará los mensajes por conversaciones.




    Importación de contactos

    Con el paso a office 365 necesitaremos importar nuestros contactos de correo de nuestro programa de correo anterior. Para ello deberemos seguir las siguientes instrucciones dependiendo del programa de correo que estuvieramos usando hasta ahora.

    Pulsa sobre el programa de correo que usas actualmente para descargar las instrucciones especificas.



    Creación de carpetas y reglas de correo.

    Por defecto en Outlook Web  ya tenemos varias carpetas creadas como bandeja de entrada, correo no deseado, correo eliminado etc… Pero tenemos la posibilidad de crear carpetas personalizadas para mantener en orden nuestro buzón.

    Para crear nuevas carpetas, basta con pulsar en símbolo "+" y poner un nombre  a la carpeta.



    Una vez creadas las carpetas necesarias, al igual que en cualquier programa de correo, podremos establecer reglas o filtros de manera que si el nuevo correo cumple alguna condición, (asunto, remitente, etc ) podremos derivarlo a la carpeta deseada. Para establecer estas reglas seguiremos los siguientes pasos.


    Pulsamos en el símbolo de configuración de la parte superior derecha de la pantalla. En el buscador, escribimos "reglas".

    Nos aparecerá la opción "Reglas de bandeja de entrada". La seleccionamos.




    Se abrirá la pantalla de creación de reglas, en la cual, pulsando el simbolo "+" crearemos una nueva regla.



    Estableceremos las condiciones que debe  cumplir el correo para ser clasificado y que acciones queremos que se realizen. (mover a una carpeta, eliminar, reenviar o marcar como no desado, etc.)




    Una vez creadas las condiciones, pulsamos en la opción "guardar" y la nueva regla de correo quedará guardada y en funcionamiento. Desde esta misma pantalla también podemos activar o desactivar reglas previamente creadas pulsando en la opcion disponible.






    Establecer firma de correo

    Office 365 nos permite establecer fácilmente nuestra firma de correo en Outook.
    Para ello, desde la pantalla inicial de Outlook web, pulsamos en el icono de configuración en la parte superior derecha de la pantalla.(ver imagen).
    En el cuadro de busqueda, escribimos la palabra "firma" y nos aparecerá la ocpión "Firma de correo electrónico".





    Podemos establecer el tipo de letra deseado, el estilo, color y añadir una imagen que tengamos guardada en nuestro pc.
    Podremos a su vez elegir si queremos que la firma se incluya automaticamente en los correos electrónicos o no y si queremos incluir la misma en los correos de respuesta.
    Una vez finalizada la creacion de la firma, pulsamos en la opción "Aceptar" y nuestra firma quedará grabada.



    Mensajes de autorespuesta

    En Outlook web, podemos programar un mensaje de respuesta automática temporal, de manera que siempre que recibamos un correo, el remitente recibirá una respuesta automática previamente establecida. No es necesario tener encendido el pc, el servidor se enacargará del envio de forma instantánea.

    Para programar una autorespuesta, pulsaremos el el botón de configuracíón de la parte superior derecha de la pantalla Outlook (ver imágen)




    Tenemos la posibilidad de programar la autorespuesta durante un periodo de tiempo concreto o activarla de forma manual de manera que este activa hasta que nosotros mismos la descactivemos.
    Del mismo modo, podremos hacer que Outlook rechace automáticamente las invitaciones a reuniones que recibamos. También podremos personalizar un mensaje distinto para personas de fuera de Sonepar.



    Desvío de correo

    En Outlook web, podemos programar un reenvío de nuestra cuenta a otra dirección de correo de la siguiente manera.
    Desde la página principal de Outlook, pulsamos sobre el icono de configuración situado en la parte superior derecha (ver imágen), y a continuación pulsamos sobre "correo" en la parte inferior, dentro del apartado "configuración de la aplicación".
    Se desplegará en la parte izquierda un panel con todas las opciones de configuración del correo.


    En el apartado "correo" encontraremos la opción que nos interesa, "Reenvío".

    Deberemos indicar una direccion de correo y marcar la opcion "Iniciar reenvío". También podemos decidir si queremos recibir copia del correo reenviado o no.


    Una vez completado, pulsamos la opción "Guardar" y el reenvío quedará activado.



    Grupos de trabajo

    Office 365 nos permite la posiblidad de trabajar de manera colaborativa mediante la creacion de grupos. Se trata de un área de trabajo compartida para correo electrónico, conversaciones, archivos, y eventos donde los integrantes del grupo pueden realizar tareas colectivamente.
    Podemos usar grupos para colaborar con personas en toda la empresa, por ejemplo, podemos crear un grupo para el equipo de ventas local e invitar a otros usuarios a unirse al grupo y, a continuación, compartir documentos, conversaciones, notas de reuniones e información relacionada con cuentas u oportunidades específicas.

    Para crear un grupo nuevo, desde la pantalla principal de Outlook, en el apartado de grupos, pulsamos en la opción "crear" deberemos contactar con Sonibetica.


    Se abrirá el panel de creación de grupos. En él deberemos indicar un nombre para el grupo, así como decidir si será un grupo público (cualquiera puede unirse) o privado (sólo se puede entrar mediante invitación)


    Una vez creado a un grupo, las personas con acceso al mismo podran entrar desde la opción disponible dentro de Outlook,y desde aquí tendremos acceso al calendario compartido del grupo, así como a las conversaciones y demás herramientas compartidas.


    Desde aquí, los miembros con permiso de administracion del grupo, podrán también añadir/eliminar nuevos miembros al grupo.




    Usuarios con múltiples cuentas de correo.

    Si  además de nuestra cuenta de correo personal,  veníamos recibendo mediante un reenvio, el correo de otra cuenta (cuenta de la delegación, de personas que ya no forman parte de Sonepar o cualquier otra cuenta genérica), en office  365 seguiremos recibiendolo directamente en la bandeja de entrada  de nuestra cuenta personal.

    No sera necesario por lo tanto ninguna configuración adicional. Generalmente, si tenemos permisos para recibir correo de otra cuenta genérica además de la nuestra personal,  también podremos enviar con ella de la siguiente manera.

    Pulsamos en el botón "Nuevo" para redactar un nuevo correo electrónico.


    Pulsamos en el botón que tiene tres puntos (ver imágen), y habilitamos la opcíon de mostrar el campo remitente ("Mostrar De").


    En el campo "De" ,hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre nuetra cuenta de correo y seleccionamos la opción "Quitar" para poder modificar el remitente.


    Escribimos la dirección con la que queremos enviar, se realizará una busqueda y seleccionaremos la cuenta deseada. Deberá ser obligatoriamente una dirección sobre la que tengamos permisos de envio.

    Esta operación solamente hay que realizarla la primera vez, en lo sucesivo en el campo "De" podremos elegir ambas cuentas.


    Si tras realizar el envío recibimos el siguiente error, es que no tenemos permiso para enviar en con esa cuenta. En este caso ponerse en contacto con Sonibética.




    Office 365 en dispositivos móviles.

    Con Office 365 tenemos disponible un amplio abanico de aplicaciones, tanto para terminales Android como Ios. Entre estas aplicaciones están las apps de office, Excel, word, powerpoint, además de otras como Yammer, OneNote, Outlook Groups.. etc.
    Al igual que en nuestro pc, para el correo en el móvil/tablet vamos a empezar a usar la app de Microsoft Outlook. A continuación se describe como descargar la aplicacion de Outlook y configurar el correo dependiendo de nuestro dispositivo.

    Pulsa sobre el tipo de dispositivo que utilizas.



    Configuración cuenta de correo en Android.

    Para iniciar con la configuración de nuestra cuenta de correo electrónico en un móvil Android tenemos que iniciar la App “Play Store”.


    Una vez iniciada la App, en la parte superior marcamos para iniciar la búsqueda del programa “Outlook”



    Pulsa en “INSTALAR” e iniciará la descarga de la App “Microsoft Outlook”.


    Finalizada la descarga, se instalará de forma automática y se habilitará el botón “Abrir, el cual lo pulsamos para que se inicie Outlook. Pulsar sobre “Comenzar”.


    Introducir nuestra cuenta de correo y pulsar “Continuar”


    Ocasionalmente, la siguiente pantalla pudiera aparecer, mientras se realiza la validación contra el servidor de Microsoft, por favor espere unos segundos.


    Finalizada la validación, introducir la contraseña del correo electrónico.


    Si los datos introducidos son válidos, aparecerá la siguiente pantalla. Pulsar sobre “TAL VEZ MÁS TARDE”.


    La aplicación nos brinda con una pequeña guía la cual podemos recorrer. En este caso, pulsamos sobre “OMITIR”.


    Listo, ya tenemos la cuenta de correo configurada en la aplicación de Microsoft Outlook. La App, nos muestra la Bandeja de entrada.


    Outlook se identifica con el icono




    Configuración cuenta de correo en Ios/Iphone/Ipad.

    Para iniciar con la configuración de nuestra cuenta de correo electrónico en un móvil iPhone tenemos que iniciar la App “App Store”.


    Una vez inicia la App, en la parte inferior marcamos sobre la lupa para ir a la búsqueda de App’s donde podremos buscar “Outlook”.



    Pulsa en “INSTALAR” y a continuación en “OBTENER”


    Dependiendo de la configuración de cada dispositivo, la descarga de la App se podrá validar mediante huella dactilar o contraseña, en este caso validamos mediante contraseña para que inicie e instale la App Microsoft Outlook de forma automática.


    Finalizada la descarga, pulsar en “ABRIR”, el cual iniciará Outlook. Pulsar sobre “Introducción”.


    Para permitir a la aplicación que nos notifique de nuevos correos, debemos permitir dicha acción. Pulsar sobre “Notificar” y “Permitir”.


    Introducir nuestra cuenta de correo y pulsar “Agregar cuenta”. Esperar unos segundos hasta que el servidor detecte la configuración de nuestra cuenta.


    Finalizada la comprobación del servidor, introducir la contraseña del correo electrónico y pulsar en “Iniciar sesión”. Esperar unos segundos hasta que sean comprobadas nuestras credenciales.


    Si los datos introducidos son válidos, aparecerá la siguiente pantalla. Pulsar sobre “Más tarde”.


    La aplicación nos brinda con una pequeña guía la cual podemos recorrer. En este caso, pulsamos sobre “Omitir”.
    Listo, ya tenemos la cuenta de correo configurada en la aplicación de Microsoft Outlook. La App, nos muestra la Bandeja de entrada.


    Outlook se identifica con el icono




    Configuración de correo en Microsoft Outlook.

    Las cuentas de correo de Office 365 pueden configurarse en versiones de Outlook 2007 en adelante. Si no disponemos de esta aplicación en nuestro equipo deberemos usar la version web de Outlook como se describe en el apartado "Correo electrónico" de esta guía.
    Aquellos usuarios con una licencia que lo permita pueden descargar la versión completa de Office para pc (incluyendo Outlook) desde la página principal de Office 365, como se puede ver en la siguiente imágen.

    Pese a que ya vinieramos usando Outlook con nuestras cuentas de correo de Sonepar, el cambio a Office 365 nos obliga a volver a configurarlas como nuevas cuentas de correo.
    Para configurar una cuenta de correo office 365 deberemos seguir los siguientes pasos, dependiendo de la versión de Outlook que tengamos instalada.

    Pulsa sobre la version de Outook para ver las instrucciones de configuración.



    Configuración de correo en Microsoft Outlook 2007.

    Seguir los siguientes pasos.

    Una vez configurada la nueva cuenta, deberemos deshabilitar la sincronizacion de la cuenta antigua para evitar errores al dejar de existir. Esto habrá que hacerlo una vez que el cambio de correo se haya hecho efectivo (5 de Junio). Para ello, pulsaremos en la pestaña "enviar y recibir " y nos iremos al apartado "Enviar y recibir grupos" , a contunuación seleccionamos la opción "Definir grupos de envío y recepción" .

    Se abrirá una nueva pantalla en la que deberemos seleccionar el grupo "Todas las cuentas" y pulsar en "Editar"

    En la siguiente pantalla deberemos seleccionar las cuentas antiguas y asegurarnos que la opción "incluir la cuenta seleccionada en este grupo esta deshabilitada".
    Solamente la cuenta recién creada deberá estar habilitada.



    Configuración de correo en Microsoft Outlook 2010.

    Seguir los siguientes pasos.

    Una vez configurada la nueva cuenta, deberemos deshabilitar la sincronizacion de la cuenta antigua para evitar errores al dejar de existir. Esto habrá que hacerlo una vez que el cambio de correo se haya hecho efectivo (5 de Junio). Para ello, pulsaremos en la pestaña "enviar y recibir " y nos iremos al apartado "Enviar y recibir grupos" , a contunuación seleccionamos la opción "Definir grupos de envío y recepción" .

    Se abrirá una nueva pantalla en la que deberemos seleccionar el grupo "Todas las cuentas" y pulsar en "Editar"

    En la siguiente pantalla deberemos seleccionar las cuentas antiguas y asegurarnos que la opción "incluir la cuenta seleccionada en este grupo esta deshabilitada".
    Solamente la cuenta recién creada deberá estar habilitada.

     

     

     



    Configuración de correo en Microsoft Outlook 2013.

    Seguir los siguientes pasos.

    Una vez configurada la nueva cuenta, deberemos deshabilitar la sincronizacion de la cuenta antigua para evitar errores al dejar de existir. Esto habrá que hacerlo una vez que el cambio de correo se haya hecho efectivo (5 de Junio). Para ello, pulsaremos en la pestaña "enviar y recibir " y nos iremos al apartado "Enviar y recibir grupos" , a contunuación seleccionamos la opción "Definir grupos de envío y recepción" .

    Se abrirá una nueva pantalla en la que deberemos seleccionar el grupo "Todas las cuentas" y pulsar en "Editar"

    En la siguiente pantalla deberemos seleccionar las cuentas antiguas y asegurarnos que la opción "incluir la cuenta seleccionada en este grupo esta deshabilitada".
    Solamente la cuenta recién creada deberá estar habilitada.



    Configuración de correo en Microsoft Outlook 2016.

    Seguir los siguientes pasos.

    Una vez configurada la nueva cuenta, deberemos deshabilitar la sincronizacion de la cuenta antigua para evitar errores al dejar de existir. Esto habrá que hacerlo una vez que el cambio de correo se haya hecho efectivo (5 de Junio). Para ello, pulsaremos en la pestaña "enviar y recibir " y nos iremos al apartado "Enviar y recibir grupos" , a contunuación seleccionamos la opción "Definir grupos de envío y recepción" .

    Se abrirá una nueva pantalla en la que deberemos seleccionar el grupo "Todas las cuentas" y pulsar en "Editar"

    En la siguiente pantalla deberemos seleccionar las cuentas antiguas y asegurarnos que la opción "incluir la cuenta seleccionada en este grupo esta deshabilitada".
    Solamente la cuenta recién creada deberá estar habilitada.